Wie erstelle ich automatisierte E-Mails?

1. E-Mail Vorlagen bearbeiten/ansehen

Wählen Sie im TicketMachine Backend das Menü -> „Einstellungen“ -> „E-Mail Vorlagen”.

Sie können vorhandene Vorlagen bearbeiten, indem Sie auf den Stift klicken.

Wenn Sie eine neue Vorlagen erstellen wollen, klicken Sie auf „Neue Vorlage“ und benennen diese anschließend.

Der Name Ihrer Vorlage ist zugleich auch der Betreff der späteren E-Mail, die versendet wird.

Zudem können Sie auswählen, ob die Vorlage auf Deutsch oder Englisch ist. Das wird Ihnen später angezeigt.

In der großen Textbox können Sie einen eigenen Text entwerfen beziehungsweise formulieren.

Für variable kurz Texte, wie Links o.Ä. raten wir eigene Variablen zu erstellen, die Sie bei der E-Mail Automatisierung ändern können.

Variablen können Sie erstellen, indem Sie einen sinnvollen Namen wählen. Diese Variablennamen werden später noch einmal wichtig, wenn es darum geht diese automatisiert zu ersetzen.

Wir empfehlen Ihnen für Ihre Variablennamen ausschließlich Großbuchstaben, wie beispielsweise UMFRAGELINK oder MATERIALIEN, zu verwenden.

Drücken Sie auf „speichern“. Ab diesem Zeitpunkt ist Ihre E-Mail Vorlage für Sie verfügbar.

2. Ereignis

2.1 Ereignis anlegen

Wählen Sie dazu den Menüpunkt -> „Veranstaltungen“ -> und öffnen die betreffende Veranstaltung über das Schraubenschlüssel-Symbol. Nun können Sie unter „Ereignisse“ das Ereignis ausführen beziehungsweise hinzufügen.

Hierbei stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

(1)  „Tage vor dem Veranstaltungsdatum“

Dieses Ereignis können Sie verwenden, wenn sie vor einer Veranstaltung noch Informationen an Ticketinhaber schicken wollen.

Beispiele: Benötigte Materialien, Konferenzlinks, Informationen zur wahrscheinlichen Wetterlage und empfohlener Kleidung

(2) „Tage nach dem Veranstaltungsdatum“

Dieses Ereignis können Sie verwenden, wenn sie nach einer Veranstaltung noch Informationen an Ticketinhaber schicken wollen.

Beispiele: Umfragen beziehungsweise Umfragelinks, Nachträge, Unterlagen

Bei beiden Ereignissen müssen Sie noch die gewünschten Tage festlegen und dann auf „hinzufügen“ klicken.

Kleine Hilfe:

Das Veranstaltungsdatum finden Sie unter „Termine“.

2.2 Ereignis ausführen

Wählen Sie „Sende eine E-Mail an die Ticketinhaber“

Dort können Sie unter „Vorlage“ eine Ihrer E-Mail Vorlagen oder eine der standardisierten Vorlagen von TicketMachine verwenden.

Nun können Sie unter „Textersetzung“ bei „Zu ersetzen“ den Variablennamen aus der Vorlage hineinschreiben und auf „hinzufügen“ klicken.

Jetzt erscheint rechts neben Ihrem Variablennamen unter „mit folgendem Text“ ein weiteres Eingabefeld. In dieses können Sie den ersetzenden Text schreiben, worauf dieser in der Vorschau angezeigt wird.

Zuletzt drücken Sie auf „speichern“. Ab diesem Zeitpunkt ist die E-Mail Automatisierung aktiv.